Kleine Programme, große Wirkung: Apps für DB Station&Service
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Kleine Programme, große Wirkung

Apps für DB Station&Service

11/2015 - Smartphone-Apps gehören für die meisten zum Alltag. Allerdings vor allem zum privaten – denn das große Potenzial für den professionellen Einsatz der allgegenwärtigen Mini-Programme bleibt oft ungenutzt. Dabei sind sie eine tolle Bereicherung.

Apps kennt jeder. Die kleinen Helfer machen den Alltag von Millionen Smartphone-Nutzern leichter. Dass sie aber auch wunderbar die Arbeit erleichtern können, haben viele Nutzer gar nicht im Fokus. Dabei lässt sich mit Apps im Berufsalltag jede Menge Aktenarbeit und Papier sparen – wenn sie dafür gemacht sind.

DB Station&Service hat diese Vorteile bereits 2012 für das Anwendungsgebiet der Prüfaufgaben des Bahnhofsmanagements erkannt. So war früher beispielsweise die Qualitätsprüfung auf Bahnhöfen, bei Bahnanlagen oder der Ansagequalität in Bahnhöfen ausgesprochen zeitintensiv. Zahlreiche dieser Prüfungen sind nachweispflichtig, etwa weil sie in Verbindung mit der Sicherheit der Reisenden stehen. Die Formulare mussten von Hand ausgefüllt und dann manuell in Folgesysteme übertragen werden. Eine aus heutiger Sicht umständliche und durchaus auch fehleranfällige Arbeitsweise. Doch nun gibt es bei DB Station&Service Apps dafür.

Daten aus Tausenden Prüfungen sofort verfügbar

Die Apps erleichtern nicht nur die Erfassung der riesigen Datenmengen – allein mit der zur Bahnhofsqualitätserfassung entwickelten App „BQCmobil“ werden jährlich etwa 67.000 nachweispflichtige Prüfungen durchgeführt. Zusätzlich machen diese Apps die aufwendige Übertragung der Daten unnötig und speichern sie gleich online. Die Vorteile beschränken sich aber nicht allein auf die Zeitersparnis bei der Datenerfassung und -übertragung. Denn die gesammelten Informationen sind durch die Dokumentation per App auch abrufbar und überprüfbar. So lassen sich jederzeit per Knopfdruck der aktuelle Stand der anstehenden Prüfungen sowie die noch ausstehenden Arbeitsschritte abrufen. Da die Daten sofort zur Verfügung stehen, können selbst am Stichtag noch Prüfungen durchgeführt und rechtzeitig eingepflegt werden. Der gesamte Prozess wird somit beschleunigt und in seiner gesamten Qualität gesteigert. So mussten die Prüfer früher bereits im Vorfeld daran denken, welche Arten von Prüfungen anstanden und entsprechend alle Formulare mitnehmen. Wurde eins vergessen, hieß es, den Weg noch einmal machen. Heute stellt die App direkt vor Ort alle benötigten Prüfformulare auf Knopfdruck zur Verfügung. Dies spart Ressourcen: Es wird weniger Zeitaufwand für die Vor- und Nachbereitung der Prüfungen benötigt, der Papierverbrauch wurde immens gesenkt und die Fläche für die Archivierung der Prüfungsdaten wird eingespart, da von vorneherein alles digitalisiert ist.

Die App „BWPmobil“ hilft den Prüfern sogenannter Ingenieursbauwerken wie Brücken und Tunnel, ihre Effizienz zu erhöhen. Hiervon betreut DB Station&Service immerhin rund 10.400 Stück bundesweit, die alle einmal pro Jahr geprüft werden müssen. Uwe Ullmann, Referent Ingenieurbauwerke und Prüfverfahren, zeigt sich begeistert von den Effizienzgewinnen: „Wenn an einem Ingenieurbauwerk keine Mängel festgestellt wurden, können wir nun mit einem Klick drei Prozesse gleichzeitig beenden: Die Aufnahme vor Ort, die Archivierung als „erledigt“ im Vor-System BAQ BWP und der technische Abschluss im SAP-Instandhaltungssystem. Für den Fall dass Mängel festgestellt werden, sparen wir alleine durch die direkte Zuordnung der Fotos in der App pro Bauwerk rund 15 Minuten Zeit. Macht bei den zu prüfenden Stellen eine Gesamtersparnis von rund 2600 Stunden im Jahr. Und dies hilft uns wiederum, den aktuellen Fachkräftemangel auf unserem Arbeitsgebiet ein Stück weit aufzufangen. Die Investitionen in die App haben sich bereits im ersten Jahr amortisiert. Zukünftig sollen auch rund 5000 sogenannte Stützbauwerke mit der App prüfbar werden, was die Effizienz weiter steigert.“

App-Design genau nach Bedarf

Die Entwicklung der Apps orientiert sich bei DB Systel an den Bedürfnissen der Nutzer, man spricht vom „nutzerzentrierten Design“. Für Thomas Reimann, Leiter App-Entwicklung, ist das eine ganz grundlegende Entscheidung: „Mobile Anwendungen können eine hervorragende Unterstützung der Arbeitsprozesse bieten – solange sie genau auf den Bedarf der Benutzer zugeschnitten sind.“ Dieser Ansatz hat tiefgreifende Auswirkungen auf den Entwicklungsprozess. So werden bereits in einem frühen Stadium der Entwicklung die späteren Arbeitsabläufe und die dafür passende Gestaltung der Oberfläche genau geplant und gemeinsam mit den Kunden optimiert. Die Oberflächen-Prototypen sind dabei voll benutzbar und geben so selbst in den Anfängen der Entwicklung einen guten Eindruck, wie die App später funktionieren wird. Auf diese Weise wird eine effektive und leicht verständliche Benutzung garantiert. Zudem achtet DB Systel auf ein ansprechendes Layout nach DB-Standard.

Mit Apps zum Erfolg

Das Solution Center Mobile der DB Systel hat so maßgeschneiderte Apps für das Smartphone-Betriebssystem Android für DB Station&Service entwickelt. Neben dem Bahnhofsqualitätscheck mit BQCmobil ist beispielweise eine Überprüfung und Steuerung der digitalen Anzeigetafeln mit der App DSAmobil verfügbar. Seit Anfang 2013 sind die ersten Apps am Bahnhof im Einsatz – mit besten Erfahrungen bei den rund 500 Nutzern: Die Apps haben sich als ernsthaftes Werkzeug im Alltag bewiesen.

Künftig ist eine Konsolidierung dieser Apps hin zu einer generalisierten Prüf-App vorgesehen. Dabei werden auch weitere Geschäftsprozesse am Bahnhof unterstützt durch zusätzliche Fachfunktionen, die sich bereits in der Entwicklung befinden.