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Umstellung auf Office 365

Das Update für bessere Zusammenarbeit

09/2017 – Es geht los: Nach und nach können alle Konzernmitarbeiter Office 365 einsetzen. Doch sie bekommen damit weit mehr als nur die aktuelle Bürosoftware.

Die Digitalisierung der Deutschen Bahn ist in vollem Gange. Vom Zug bis zur Steuerung, von der Buchung bis zur Streckenplanung – überall im Konzern sorgt der technologische Fortschritt für mehr Effizienz. Zeit, auch die Software an den Arbeitsplätzen auf den neuesten Stand zu bringen: Mit Office 365 wird sich die digitale Zusammenarbeit innerhalb des Konzerns deutlich verbessern.

Heute sind zahlreiche Mitarbeiter ohne Büroarbeitsplatz vom Mailzugriff und der Arbeit an Dokumenten ausgeschlossen, weil der Zugang dazu nur über aufwendige Infrastruktur möglich ist. Mit Office 365 gibt es mehrere schlanke Pakete, welche die Bearbeitung von E-Mails und Dokumenten auch ohne Büroarbeitsplatz erlauben. Die Palette der Möglichkeiten deckt ganz unterschiedliche Bedürfnisse ab: vom reinen E-Mail-Versand und -Empfang bis hin zu Arbeitsumgebungen, die nahezu unbegrenzten Cloud-Speicherplatz für Dokumente und Dateien bieten.

Die neue Software bildet also die Basis für digitales und flexibles Arbeiten. Dank Cloud-Technologie können Mitarbeiter ihre gewohnte Arbeitsumgebung sogar unterwegs nutzen – ein Internetzugang genügt, ein zusätzlicher VPN-Zugang wird so überflüssig. Dabei sind die Daten über modernste Sicherheits- und Verschlüsselungstechnologien geschützt. Ziel ist es, die Zusammenarbeit im DB-Konzern zu verbessern und dafür allen Mitarbeitern eine moderne digitale Lösung zum Austausch von Daten, Wissen und Dokumenten bereitzustellen.

Großer Aufwand, großer Effekt

Im Gegensatz zu einem Systemwechsel im privaten Umfeld, bei dem in den meisten Fällen lediglich ein Rechner betroffen ist, müssen bei der Bahn gut 200.000 Arbeitscomputer, knapp die Hälfte davon bei den Tochtergesellschaften DB Schenker und DB Arriva, mit Office 365 ausgestattet werden. Dass dies nicht über Nacht geschehen kann, wird schnell klar. „Wir aktualisieren etwa 2000 Arbeitsplätze pro Woche. Insgesamt dauert es also etwa zwei Jahre, bis jeder Mitarbeiter von Office 365 profitieren kann“, erklärt Sabrina Diedrichs, die für DB Systel das Einführungsprojekt für Office 365 betreut.

Damit die Umstellung reibungslos funktioniert, hat DB Systel bereits vor knapp zwei Jahren damit begonnen, mit den BKU nutzenden Geschäftsbereichen die Anforderungen an eine Bürosoftware einzusammeln, um das Office 365-Produktangebot zu definieren (BKU ist die IT-Plattform zur Bürokommunikation der DB). Im Sommer dieses Jahres wurde schließlich die Umstellung ausführlich geprobt. Über 1000 Mitarbeiter, vor allem von DB Systel, aber auch von DB Vertrieb und aus anderen Konzernbereichen, haben sich bereit erklärt, in einer Testphase die neue Office-Lösung einzusetzen.

Vergleich zwischen bisherigen und künftigen Komponenten für Office-Funktionen

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Im Herbst beginnt dann die Massenmigration der BKU nutzenden Gesellschaften. Schritt für Schritt werden die Geschäftsfelder umgestellt. Welches Geschäftsfeld zuerst die neue Version erhält, hängt von verschiedenen Faktoren ab. So sind derzeit weit mehr als 1000 ganz unterschiedliche Anwendungen im Konzern im Einsatz. Diese müssen daraufhin überprüft werden, ob sie kompatibel mit Office 365 sind. Bisher wird zudem vor allem IBM Notes für Kommunikation und Workflows eingesetzt. Dies wird durch Microsoft Outlook ersetzt, sodass für jedes Geschäftsfeld geprüft werden muss, in wie weit automatisierte Workflows entsprechend angepasst werden müssen. Auch der Versand verschlüsselter Mails muss zunächst von der proprietären Notes-Verschlüsselung auf einen Industriestandard gehoben werden, bevor die Systeme reibungslos miteinander arbeiten und Prozesse systemübergreifend funktionieren. Aus diesem Grund werden auch Teams und Abteilungen, die im Tagesgeschäft viel gemeinsam arbeiten, in einem Schritt umgestellt, damit das Arbeiten in der Übergangszeit nicht unnötig erschwert wird.

Dennoch wird es in der Übergangszeit dazu führen, dass vereinzelt parallel mit dem bisherigen System und Office 365 gearbeitet werden muss. „Das wird die praktische Arbeit beeinflussen“, bestätigt Rainer Hiller, verantwortlich für Projektkommunikation und Change Management. Beispielsweise können Mitarbeiter, die zukünftig Outlook für ihre Terminplanung nutzen, dort nur die freien Zeiten anderer Outlook-Anwender sehen. Um „Notes-Kollegen“ in einen Termin einzubeziehen, müssen sie zusätzlich deren Verfügbarkeit in Notes prüfen. Der eigentliche Termin kann dann für beide Gruppen aus Outlook heraus versandt werden. Auch Serientermine per E-Mail führen aufgrund unterschiedlicher Logiken von Notes und Outlook mitunter zu unerwünschten Konstellationen – hier sollten die Anwender trotz des höheren Aufwands lieber Einzeltermine verschicken. Auch Führungskräfte und ihre Assistenz werden nur gemeinsam umgestellt, da an dieser Stelle Tätigkeiten wie Vertretung, Kalendereinsatz oder Ähnliches mit zwei unterschiedlichen Systemen nicht funktionieren. Natürlich bedeutet das für die Mitarbeiter eine Eingewöhnungszeit.

Veränderung der Arbeitskultur

Dies zeigt, dass es mit der Umstellung auf die neue Software allein nicht getan ist. Auch Arbeitsweisen müssen im Rahmen der Umstellung neu gedacht werden. Damit die Mitarbeiter sich schnellstmöglich wieder mit der eigentlichen Arbeit und nicht mit den Änderungen der Software beschäftigen können, ist ein umfassendes Begleitprogramm sowohl zum Erlernen der neuen Tools als auch zum Umgang mit den Veränderungen geplant. So werden die vielfältigen Möglichkeiten der neuen Zusammenarbeit vermittelt, die Office 365 bietet. „Wie arbeiten wir zusammen, wie verhalten wir uns im Team und wie setzen wir die neuen Mittel ein, die uns zur Verfügung gestellt wurden?“, bringt Rainer Hiller die wichtigsten Fragestellungen auf den Punkt.

In Workshops legen Teams zum Beispiel fest, wie sie mit neuen, zentralen Ablagemöglichkeiten, geteilten Dokumenten und neu zu erarbeitenden Strukturen effizienter arbeiten können. Dies beinhaltet auch den Umgang mit gespeicherten Dateien: „Die Informationshoheit, das Eigentum an einem Dokument, hört mit Office 365 auf. Für den Einzelnen ist das eine radikale Veränderung – mit erhöhtem Konfliktpotenzial für das Team. Das sind Umstellungsprozesse, die moderiert werden müssen“, sagt Rainer Hiller. Gemeinsam werden Regeln entwickelt, an die sich alle im jeweiligen Team halten. Anschließend wird dann erklärt, wie sich das technisch umsetzen lässt.

Die Community hilft

Darüber hinaus stellt DB Systel eine neue IT Support Community zur Verfügung, die eine besondere Form der Unterstützung anbietet. In diesem vom IT-Helpdesk betreuten Forum finden Anwender Antworten auf ihre Fragen zu Office 365, können selbst eigene Fragen stellen und sich auch gegenseitig helfen. Bereits in der Pilotphase wird diese Community gut angenommen und stark genutzt. Zum Rollout werden eine breite Wissensbasis verfügbar und viele auftretende Fragen bereits beantwortet sein.

Einer erfolgreichen Umstellung auf Office 365 steht also nichts im Weg. Die Mitarbeiter dürfen sich darauf freuen, künftig mit der modernsten, stets aktuellen Bürosoftware zu arbeiten und die vielen Möglichkeiten der neuen Zusammenarbeit nutzen zu können. Und damit einen weiteren Schritt zum Arbeitsplatz 4.0 gemeinsam zu gehen.