Fotolia (Pavlo Burdyak)
© Fotolia (Pavlo Burdyak)

Kreative Arbeitsmethode

Design Thinking schickt Sie auf unbekanntes Terrain

03/2016 - Lego, Post-its, Whiteboard, Barhocker, Musik. Eine klassische Arbeitsumgebung hat in den Kreativworkshops der DB Systel nichts zu suchen. Mit innovativen Ansätzen will das Design Thinking ausgetretene Pfade verlassen. Dabei werden die Teilnehmer auch ermutigt, Fehler zu machen.

Innovation entsteht aus Kreativität. Doch manchmal ist es gar nicht so einfach, die eigene Kreativität zu entdecken. Dann kann ein strukturiertes Vorgehen helfen. Das sogenannte Design Thinking ist so eine innovative Herangehensweise.

Design Thinking ist an die Arbeit von Designern angelehnt. Gegensätze sind dabei eine wichtige Inspirationsquelle. Mit dem Design-Thinking-Ansatz sollen schnelle und günstige neue Ideen und Lösungsansätze entwickelt werden. Ein wichtiger Grundsatz dabei ist es, rechtzeitig aus Fehlern zu lernen.

Dabei wird gebastelt, probiert, ausgetauscht – und das alles in einer innovativen Umgebung mit Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen. Bei einem Design-Thinking-Workshop sieht es daher auch nicht aus wie in einem Büro mit aufgeräumten Arbeitsplätzen.

„Wir haben die klassische Bestuhlung in einem Raum ausgetauscht durch Barhocker“, sagt Torsten Dubslaff, der bei DB Systel den Design-Thinking-Ansatz betreut. Mit solchen einfachen Maßnahmen kann eine ganz andere Arbeitsatmosphäre geschaffen werden. Das zwischenzeitliche Arbeiten im Stehen erlaubt eine ganz andere Dynamik als im Sitzen. „Wir haben schnell gemerkt, dass klassische Bestuhlung die Kreativität tötet“, sagt er.

Die Teilnehmer eines Workshops arbeiten beispielsweise an Stehtischen und mit Musik. Sie nutzen Post-its, Lego, Drahtgitter oder Pappe, um ihre Ideen in Prototypen darzustellen. Ein Reiz der Workshops bestehe darin, mit unbekannten Leuten an einer Problemlösung zu arbeiten, sagt Dubslaff. Daraus entwickle sich eine eigene Dynamik.

Workshops sollten heterogen besetzt sein

DB Systel bietet für Interessierte Workshops an, die auf dem Design-Thinking-Ansatz beruhen. In Veranstaltungen, die dreieinhalb bis vier Tage, bei größeren Projekten auch mal in Summe zehn Tage dauern, können sich Mitarbeiter aus allen Konzernteilen an Problemlösungen beteiligen. Dazu hat DB Systel mit externen Partnern etwa 15 Coaches ausgebildet. „Wir freuen uns, wenn sich Mitarbeiter freiwillig für eine Design-Thinking-Challenge bei uns bewerben“, sagt Stefan Opitz.

Ein Team besteht aus maximal sechs Personen, denen ein Coach zur Seite steht. Wichtig hierbei ist die heterogene Zusammensetzung des Teams. Es sollten Mitarbeiter aus verschiedenen Konzernteilen und Arbeitsfeldern dabei sein, wie z. B. Entwickler, Mitarbeiter aus dem Personalwesen, Vertriebsmitarbeiter oder Produktmanager, die auch aus unterschiedlichen Hierarchiestufen stammen und gemeinsam ohne hierarchische Trennlinien Probleme angehen wollen. Dabei ist es nicht unbedingt notwendig, dass Teilnehmer inhaltliche Vorkenntnisse besitzen. Denn nur so werden neue Blickwinkel ermöglicht und ausgetretene Pfade verlassen.

Unbedingt muss ein Kunde oder Endnutzer als Interviewpartner oder als Tester dabei sein. Der Nutzersicht kommt in jedem Schritt eine zentrale Rolle zu. Denn eines der Prinzipien des Design Thinking ist es, den Nutzer in den Mittelpunkt zu stellen. Von ihm ausgehend muss die Lösung eines Problems gemeinsam mit ihm und in seinem Interesse gefunden werden. In einigen Fällen hilft auch die Entwicklung einer sogenannten Persona, die als Rollenbild charakteristische Merkmale eines Nutzers vereint.

Sechs Stadien der Problemlösung

© DB Systel GmbH

Die Lösungsentwicklung beim Design Thinking durchläuft sechs Stadien. Wichtig ist der Prozess des Verstehens. Dabei muss das Team ein gemeinsames Verständnis der Aufgabe entwickeln. Ein weiterer Schritt ist das Beobachten. Dabei sollen die Teilnehmer durch Interviews, Studien und Beobachtung möglichst schnell eine Menge Wissen zusammentragen, um rasch ein gutes Verständnis der Problemlage zu erlangen.

Sind alle Informationen gesammelt, können sie strukturiert und gewichtet werden. Um einen Standpunkt zu definieren, können erste Hypothesen abgeleitet werden. Um die Bedürfnisse der Nutzer anschaulicher zu machen, können Personas erstellt werden, oder es wird ein fiktiver Arbeitstag nachgezeichnet.

In der Phase der Ideenfindung geht es darum, möglichst viele Ansätze zu entwickeln, um ein Problem zu lösen. Hier sollen die Teilnehmer in einem Brainstorming ihrem Denken freien Lauf lassen. Wie würden Start-ups mit den Herausforderungen umgehen, welche neuen oder bisher undenkbaren Ansätze gibt es? Was klingt vollkommen abwegig? Erst wenn alle Ideen bewertet und mit dem nötigen Feinschliff versehen sind, können für die Erfolg versprechendsten Ansätze einfache EmpathiePrototypen entwickelt werden. Dabei geht es vor allem darum, die Ideen greif- und anfassbar zu machen, Empathie zu schaffen. Das können Modelle aus Pappe und Papier sein, aber auch Videos. Die Prototypen sollen keine perfekt ausgereiften Lösungen sein. In einem nächsten Schritt werden die Prototypen getestet. In dieser Phase kommt dem Nutzer eine zentrale Bedeutung zu. Die Teams stellen ihre Ideen vor und prüfen sie auf die mögliche Umsetzbarkeit. Dabei sind sie wieder stark auf das Feedback des Nutzers angewiesen.

Wichtig ist, dass diese Stadien nicht chronologisch ablaufen müssen. Der kreative Prozess besteht auch darin, je nach Bedarf zwischen diesen Schritten hin und her zu springen. Dabei dürfen Fehler gemacht werden, denn daraus entsteht ein Lernprozess. Beim Überdenken und Zurückgehen können neue Lösungsansätze gefunden werden.

So könnte ein Rollcontainer mit persönlicher Tastatur aussehen
So könnte ein Rollcontainer mit persönlicher Tastatur aussehen
© DB Systel GmbH (Stefan Opitz)

Ein moderner Schichtarbeitsplatz

Ein Beispiel aus der Praxis bestand darin, einen modernen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, der den Bedürfnissen von Schichtarbeitern entspricht. Zunächst stand bei dem Workshop das Verstehen der Problematik auf der Agenda. Also wurden die Arbeitsabläufe vor Ort beobachtet und die Nutzer nach ihren Vorstellungen befragt.

Die betroffenen Mitarbeiter arbeiten an wechselnden Arbeitsplätzen, und dabei gibt es große Vorbehalte gegen die geteilten Tastaturen, Mäuse und Telefonhörer. Die vom Team gefundenen Ideen reichten von schnell umzusetzenden Verbesserungen hin zu aufwändigen Softwareprojekten. Mit wenig Aufwand, nämlich dem Einsatz von persönlichen schnurlosen Tastaturen und Mäusen sowie Headsets, könnten bereits große Verbesserungen erreicht werden.

 

Aufwändiger würde die Umsetzung eines einfachen Log-ins für die weit über zehn gleichzeitig benötigten Anwendungen, persönliche rollenbasierte Dashboards oder die Kopplung der zukünftigen Telefonanlage mit Datenbanken für das Kundenmanagement.

Die Ideen hierfür wurden auf Post-its und Whiteboards skizziert und mittels Empathie-Prototypen auf Pappe erprobt und verbessert.

Bei einem anderen Workshop war die Idee, die Wagenstandsanzeiger auf den Gleisen zu vereinfachen. Die Reisenden sollten sofort wissen, wo ihr Wagen zu finden ist, um die Zeit beim Einsteigen zu verkürzen. Dafür wurden einfach Pappschilder gebastelt und unter die jeweiligen Buchstaben in den Gleisabschnitten gehängt. „Einfach mal machen“, sagt Reinhard Scharfschwerdt.

„Einfach mal machen“ – mit Pappschildern werden Wagenstandsanzeigen am Gleis angebracht

© DB Systel GmbH (Reinhard Scharfschwerdt)

Mit dieser einfachen Methode konnte schnell Feedback von den Reisenden eingeholt werden. Und die Reaktionen waren sehr positiv. Die Kunden hatten das Gefühl, dass sie ernst genommen werden und die Bahn sich um ihre Probleme kümmert. Und mit der einfachen Methodik lassen sich Fehler schnell korrigieren.

Das Design Thinking endet nicht mit dem Workshop. Dabei gibt das Design-Thinking-Team im Skydeck Hilfestellung. Hier sollen Ideen begleitet werden – von ihrer Entstehung bis zur Phase der Umsetzung. Dazu gehören in Ansätzen die Ausarbeitung eines Businessplans, die Gewinnung von Partnern und die Suche nach Ressourcen und Kanälen. Auch die Kostenstruktur und mögliche Einnahmequellen sollen näher untersucht werden. Mit überarbeiteten Prototypen werden die Ideen erneut erprobt und in längeren Tests auf ihre Umsetzbarkeit hin überprüft.

So können aus mitunter abwegigen Ideen und Drahtgittern oder Lego-Basteleien schnelle und einfache Lösungen entstehen, die lebensnah und kostengünstig sind.

„Um das Design Thinking ganz zu verstehen, muss es eigentlich selbst erlebt werden“, sagt Dubslaff. „Es macht Spaß, weil eine andere Arbeitsatmosphäre herrscht als sonst“, alles sei im Fluss und beweglich. „Am Ende einer Challenge wundern sich die Teilnehmer oft, was sie in so kurzer Zeit zu einem Thema erreicht haben“, sagt er weiter. „Bei uns finden sie den nötigen Raum für kreatives Arbeiten.“