DIVA Instandhaltung Deutsche Bahn
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Digitalisierung per DIVA

So löst ein handelsübliches Tablet den Papierkram ab

07/2016 - In den Instandhaltungswerken des DB Fernverkehrs regiert das Papier. Arbeitsaufträge werden ausgedruckt, abgezeichnet und wieder eingesammelt. Später muss alles aufwendig digitalisiert werden. Damit ist bald Schluss: Gemeinsam mit DB Systel werden die Formulare auf das Tablet gebracht.

Papierkram ist lästig. In den Instandhaltungswerken des DB Fernverkehrs gehört er bisher allerdings zum Alltag. Arbeitsaufträge müssen erteilt, quittiert und später archiviert werden. Dabei kommen mehrere Papierseiten zusammen. Die Ausdrucke haben außerdem den Nachteil, dass sie physisch abgeholt und wieder zurückgebracht werden müssen. In langen Werkshallen bedeutet das einen großen Zeitaufwand.

Hinzu kommen Umwelt- und Kostenaspekte durch den hohen Verbrauch von Papier und Druckertinte. Deshalb entschied sich die Instandhaltung DB Fernverkehr im Zuge der Digitalisierung, das System umzustellen. Moderne Tablets sollen die alten Papierformulare ersetzen. Dadurch entfällt auch die nachträgliche Digitalisierung und Archivierung der Papieraufträge, woraus eine erhebliche Ersparnis resultiert.

Zusammenarbeit zwischen DB Fernverkehr, DB Systel und SAP

In dem Projekt DIVA, das für „Digitale Innovative Verarbeitung von Arbeitsaufträgen“ steht, arbeitet das Projektteam aus Mitarbeitern der DB Systel, des Kunden DB Fernverkehr, des ISI-Anforderungsmanagements (Integriertes System der Instandhaltung) und dem Softwarepartner SAP gemeinsam daran, die Anforderungen umzusetzen.

„Zunächst war geplant, die Papierscheine eins zu eins zu digitalisieren und eine Eigenentwicklung zu beauftragen“, sagt Volker Schubbert, der das Projekt beim Kunden betreut. Davon sei man aber wegen der zu hohen Kosten abgekommen.

Stattdessen wurde gemeinsam mit DB Systel ein Weg gesucht, bereits vorhandene Software für die Tablets zu nutzen. Mit dem Partner SAP wurde rasch eine Lösung gefunden. Es stellte sich heraus, dass rund 75 Prozent der gewünschten Funktionen bereits durch SAP-Standardanwendungen abgedeckt sind.

Mona Hohendorf (DB Systel GmbH)
Mona Hohendorf (DB Systel GmbH)
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„Die Zusammenarbeit aller Beteiligten auch mit dem Softwarepartner SAP gestaltete sich von Anfang an sehr gut“, sagt Mona Hohendorf, die das Projekt für DB Systel betreut. SAP habe die Partner mit Beratungen und Schulungen bei der Programmierung umfangreich gecoacht. Die Konzeption lief dabei in gemischten Teams. Diese bestanden – neben den obigen Partnern – aus Vertretern aus der Zentrale, den Werken und dem Betriebsrat des Kunden.

Entscheidung für Android

Da bereits drei Viertel der benötigten Funktionen zur Verfügung stand, reduzierte sich der Programmieraufwand seitens DB Systel erheblich. Die grundlegenden Funktionen wurden in der ersten Stufe anhand des SAP-Standards erstellt. Die wichtigsten Eigenentwicklungen waren die Checklistenlösung und die Implementierung einer rechtssicheren Doppelprüfung der Aufträge, um das Vier-Augen-Prinzip zu gewährleisten.

„Wir haben uns schließlich bewusst für Android als Betriebssystem entschieden, weil auch andere Bahngesellschaften diese Software nutzen“, sagt Schubbert. So können verschiedene Applikationen auf einem Gerät verwendet werden. Die Anwendung wurde so programmiert, dass sie ohne viel Aufwand auf verschiedenen Plattformen und Geräten laufen kann. Damit wurden später mögliche Hardware-Änderungen vorweggenommen.

Robuste Outdoor-Geräte

Zum Einsatz sollten handelsübliche Tablets kommen. Letztlich entschied das Team sich für Tablets mit acht und zehn Zoll Bildschirmdiagonale. „Die Outdoor-Geräte haben den Vorteil, dass sie robuster sind als normale Tablets und in der Arbeitsumgebung einer Werkshalle eher den Anforderungen entsprechen“, sagt Schubbert.

Elektronische Disposition und Auftragsabwicklung - die Dokumentation der Arbeiten und die Rückmeldung der Arbeitsaufträge erfolgt digital

© Deutsche Bahn AG

DIVA wurde im Januar und Februar in drei Pilotwerken in der Praxis getestet, um die Prozesssicherheit zu gewährleisten. Dabei wurde in einer realen Arbeitsumgebung mögliches Verbesserungspotenzial erkundet.

Positives Feedback

Bisher waren die Rückmeldungen sehr positiv. „Bei der Bedienerfreundlichkeit und für die Schulung haben uns die Nutzer gute Noten gegeben“, sagt Schubbert. Es hätte erfreulich wenige Vorbehalte gegeben.

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Wir als Fernverkehr nutzen jetzt die marktreifen Produkte zur Digitalisierung der Instandhaltung. Dabei bringen wir den Arbeitsschein aufs Tablet.

Volker Schubbert (DB Fernverkehr AG)

„Wir haben die Herausforderungen gemeinsam gelöst“, sagt Hohendorf. Dabei seien alle Beteiligten in den gemeinsamen Teams sehr zielorientiert vorgegangen. Auch Schubbert ist von der gemeinsamen Entwicklung begeistert: „Durch die enge Zusammenarbeit haben alle das gleiche Ziel und haben mit ihren individuellen Fähigkeiten dazu beigetragen, dieses zu erreichen. So konnten wir gemeinsam erfolgreich sein.“

Nach einem zweiten Piloten im Juli, der einen Praxistest im vollen Umfang beinhaltet, startet der Probebetrieb für DIVA in den Pilotwerken. Bis Mitte 2017 sollen alle Werke auf die papierlose Arbeitsweise umgestellt werden. Dann beginnt auch in der Instandhaltung im Fernverkehr eine neue Zeit.