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Sicherheitsdienst „Tour Assist“

Digitale Schlüsselmeister nicht nur für die Geldlogistik

02/2018 – Vom Schließfach bis zum Geldtransport: Eine smarte Plattform für vernetzte Schränke, Tresore und Automaten bei der Deutschen Bahn macht Abläufe sicherer, einfacher und schneller.

Bahntickets werden zwar immer häufiger per Überweisung oder Kreditkarte gekauft, dennoch zahlen nach wie vor viele Fahrgäste ihre Fahrkarten im Reisezentrum oder am Automaten in bar. Der Aufwand, dieses Geld einzusammeln und Wechselgeld auszuliefern – und jeden damit zusammenhängenden Vorgang nachvollziehbar zu dokumentieren –, ist immens. Bisher wird jeder Schritt auf Papier festgehalten: von der ausgearbeiteten Tour über die Erteilung von Schlüssel- und Zugangsberechtigungen bis hin zur Übergabe von Geldkassetten mit Empfangsquittungen. Ein Verfahren, das viele Ressourcen bindet – und nicht mehr modernen operativen Anforderungen entspricht. „Mit Tour Assist, einer speziellen Anwendung von Smart Access, werden wir unsere Prozesse digital unterstützen und weitestgehend über ein Smartphone erledigen“, erklärt Jürgen Lang, Leiter Kassenabrechnung bei DB Vertrieb.

Die Lösung spart aber nicht nur Papierdokumente. „Wir haben auf den Touren viele Schlüssel dabei, weil wir verschiedenste Objekte öffnen müssen“, sagt Jürgen Lang. Die Technologie-Firma Lock Your World stellt das Schließsystem Pylocx™ her, das sich per NFC und Einmalcode öffnen lässt. Einige dieser Systeme sind bereits bei der Bahn im Einsatz, zum Beispiel für Tresore in Reisezentren. „Wir haben DB Systel und Lock Your World zusammengebracht, um die Problemstellung anzugehen, wie mit einem Smartphone die komplette Dokumentation der Tour und Schlüsselöffnungen durchgeführt werden können.“ Das Ergebnis ist Tour Assist. Die mobile Anwendung vereinfacht und unterstützt den Ablauf der Geldlogistik elektronisch. Durch den Einsatz von NFC-Chips, Barcodes und GPS-Navigation werden künftig die nächsten Ziele einer Tour erreicht, die nächsten Objekte gescannt, die Werte- und Schlüsselübergaben vor Ort und im Cash Center erfasst und elektronisch dokumentiert. Mit Tour Assist wird die komplette Geldlogistik künftig digitalisiert.

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Mit Tour Assist werden wir unsere Prozesse digital unterstützen und weitestgehend über ein Smartphone erledigen.

Jürgen Lang, Leiter Kassenabrechnung, DB Vertrieb

Sicherer Datenaustausch

Ob Tourendaten, Informationen zu möglichem Wechselgeldbedarf oder elektronischer Schlüssel: Alle relevanten Daten werden zentral verwaltet und überprüft. Die Digitalisierung der Geldlogistik mit Tour Assist sorgt so für einen durchgängig sicheren Datenaustausch und vermeidet Unregelmäßigkeiten und Medienbrüche.

In einem Probelauf wurden bis Ende 2017 mehr als 1000 Objekte von den Mitarbeitern der Cash Center in Nürnberg und Offenbach angefahren. Durch den deutlich reduzierten Aufwand bei Dokumentation und Schlüsselmanagement lässt sich pro Tour bis zu eine halbe Stunde einsparen. Zudem wird durch das Erfassen eines QR-Codes vom Display des Ticketautomaten auch der Ausdruck von Sicherheitspapier für die Dokumentation zukünftig entfallen. Kein Wunder also, dass in den kommenden Monaten Tour Assist Schritt für Schritt bei DB Vertrieb weiter ausgerollt wird, um die positiven Piloterfahrungen flächendeckend nutzbar zu machen.

Digitalisierte Geldlogistik: Mitarbeiter der Cash Center von DB Vertrieb erfassen nun per Handy mittels NFC-Tags (1) und Scannerfunktion (2), an welchem Automaten der Wertbehälter gewechselt wurde (3).

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Eigene Entwicklung für mehr Sicherheit

Doch das ist nur ein Anwendungsfall einer viel umfangreicheren Strategie. Denn Tour Assist ist ein Baustein der intelligenten Sicherheitslösung Smart Access. „Angefangen hat alles mit Tour Assist als Anwendung im Einsatz bei der Geldlogistik“, erklärt Kader Diagne. Er ist bei DB Systel im Portfoliosegment „Digital Experience and Mobile“ für Smart Access zuständig. „Smart Access ist das umfassendere Vorhaben. Es geht darum, neben Ticketautomaten auch andere Objekte wie Tresore oder Schließfächer sicher zu verschließen und durch die Digitalisierung Abläufe zu vereinfachen.“ Mit der zentral steuerbaren Plattform Smart Access hat sein Team eine Digitalisierungslösung entwickelt, die insgesamt für mehr Objektsicherheit sorgt, ein dynamisches Zugangsmanagement ermöglicht und neue Servicewege eröffnet.

Tour Assist ist ein Baustein der intelligenten Sicherheitslösung Smart Access.

Kader Diagne, Portfoliomanager „Digital Experience and Mobile“, DB Systel

Die Herausforderungen bei der Entwicklung und die Wünsche an das fertige Produkt waren vielfältig – beispielsweise beim Schlüssel- und Berechtigungsmanagement vor allem in puncto Sicherheit. Bisher war es kaum möglich, dynamische und auftragsbasierte Zugangsberechtigungen zu erteilen. Da es am freien Markt keine entsprechende Softwarelösung gab, die auch noch den hohen Sicherheitsanforderungen der Deutschen Bahn entsprach, hat DB Systel die komplette Software Smart Access konzipiert und umgesetzt – samt Apps, Web-Clients und Cloud-basiertem Backend.

Grundstein für neue Geschäftsmodelle

Es geht aber nicht nur darum, einfach die Türen sicher zu schließen, sondern mit der Plattform neue Geschäftsmodelle zu schaffen, zum Beispiel nach dem Prinzip „Click & Collect“: Auch externe Dienstleister oder Versandunternehmen könnten in Zukunft Schließfächer einfach für ihre eigenen Geschäftsmodelle buchen und in deren digitale Abläufe integrieren. Bestellte Waren würden dem Kunden dann direkt in ein Schließfach geliefert, die er bei Ankunft am Bahnhof per Smartphone abholen kann.

Das Ziel mit Smart Access als Plattform ist also klar: Verschiedene Dienste sollen in den Bereichen Kosten, Nutzen und Sicherheit das Optimierungspotenzial voll ausschöpfen – und gleichzeitig durch die elektronische Unterstützung Unregelmäßigkeiten vermeiden. Mit modernsten Technologien werden die Ablaufprozesse im Verkaufsstellenservice optimiert. Die erfassten Daten erfüllen dank der Nutzung neuartiger kryptografischer Verschlüsselungstechnologien höchste Sicherheitsstandards. „Wir machen all diese Vorgänge schneller, sicherer und einfacher“, fasst es Kader Diagne noch einmal zusammen. Und mit Tour Assist wurde bereits zum Start ein Best-Practice-Beispiel geschaffen.