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Transformation der DB Finanzfunktion

Wie „FINANCE 4 DB“ die Finanzfunktion digital neu denkt

02/2019 – Das Konzernprogramm „FINANCE 4 DB“ baut den Finanzbereich der Deutschen Bahn zum zentralen Erfolgsfaktor um. Bei der Gestaltung des Transformationsprozesses setzt das Programm auch auf die Digitalkompetenz der DB Systel.

Eine Menge Ideen – und Lösungen, die sowohl schnell und praktikabel als auch effizient sind. Wenn ein internationaler Konzern wie die Deutsche Bahn darangeht, seine Finanzfunktion neu zu denken, dann entsteht so etwas Besonderes wie FINANCE 4 DB. Das innovative Konzernprogramm wandelt das Finanz- und Rechnungswesen zum zentralen Erfolgsfaktor im Wettbewerb und in der Digitalisierung um.

Nicht kontrollieren, sondern unterstützen

Um das zu erreichen, wurden vier Handlungsfelder definiert. Sie bilden den Rahmen für das Gesamtprojekt FINANCE 4 DB: Prozesse und Strukturen neu ausrichten, um die Reaktionsgeschwindigkeit des Konzerns zu erhöhen; Methoden und Instrumente weiterentwickeln, die sauber, wirksam und intuitiv funktionieren; Rolle und Selbstverständnis schärfen, um Transparenz, Innovation und Kundenorientierung zu gewährleisten; Fähigkeiten und Zusammenarbeit ausbauen, um noch näher am Kunden agieren zu können.

Mit dem Programm FINANCE 4 DB wird die Finanzfunktion der DB digitalisiert, um Effizienz und Exzellenz zu steigern und den DB Konzern im Finanzbereich besser zu steuern. Hierfür wurden Handlungsfelder entwickelt, die unter anderem durch rasch realisierbare Kleinprojekte, sogenannte Schnellboote, vorangetrieben werden.

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„Die Finanzfunktion war in der Vergangenheit nicht unbedingt der Klassenliebling. Wir wollen wieder stärker in die Unterstützerrolle kommen“, sagt Dr. Julius Goldmann, Senior Projektleiter Change Management bei FINANCE 4 DB. Die Prozess- und Systemlandschaft von Procurement, Accounting, Controlling und Treasury werden umgestaltet – konsequent endanwendergerecht unter Verwendung agiler Methoden. Ein Vorgehen, das auch die Arbeit der Digitalisierungsexperten von DB Systel prägt. Die IT-Spezialisten der Deutschen Bahn stehen bei einer Reihe von digitalen Projekten des Konzernprogramms FINANCE 4 DB zur Seite. „Unser Account-Team erarbeitet gemeinsam mit FINANCE 4 DB die Lösungskonzepte.

Dr. Julius Goldmann, Senior Projektleiter Change Management bei FINANCE 4 DB
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Es stellt ebenfalls die notwendigen Kontakte zu internen Produkt-Teams her und prüft die Kooperationsmöglichkeiten mit externen IT-Anbietern“, erklärt Martyna Hutek von DB Systel (Pre-Sales & Senior Consultant). Ein Erfolgsfaktor ist, dass ein Mitglied des Account-Teams beim Kunden vor Ort schon in der Konzeptionsphase beratend mitwirkt.

Martyna Hutek, Pre-Sales & Senior Consultant bei DB Systel
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Unterstützt von der DB Systel arbeitet FINANCE 4 DB derzeit an drei Fokusprojekten: Bei „Procure-to-Pay“ (P2P) dreht sich alles um die Neugestaltung, Digitalisierung, Automatisierung, Transparenz und Vereinheitlichung der Beschaffungsprozesse im Einkaufsbereich. Auch beim zweiten Fokusprojekt „Plan-to-Steer“ (P2S) steht eine End-to-End-Prozessausrichtung im Vordergrund, insbesondere die Neugestaltung und Digitalisierung des Planungs- und Vorschauprozesses für die DB-weite Unternehmensplanung. Beim dritten Fokusprojekt „Integrierte Datenplattform“ (IDP) ist eine qualitäts- und effizienzsteigernde Datenbasis als „Single Source of Truth“ das Ziel. Hier wird die Grundlage für eine moderne, datenbasierte Unternehmenssteuerung geschaffen, die durch Kombination finanzieller und operativer Daten eine gesamthafte Steuerung erlaubt. „Ausgangspunkt sind die Finanzdaten aus der bestehenden zentralen Landschaft, aber auch unter anderem die operativen Daten des Digital Situation Rooms. Sie werden in der IDP zusammengeführt“, erläutert André Obiora, verantwortlich für das Fokusprojekt IDP sowie für übergreifende IT-Aktivitäten bei FINANCE 4 DB.

André Obiora, verantwortlich für das Fokusprojekt IDP sowie für übergreifende IT-Aktivitäten bei FINANCE 4 DB
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Jeder kann etwas bewirken

Für die notwendige Dynamik sorgen rasch realisierbare Kleinprojekte: An den sogenannten Schnellbooten ist DB Systel ebenfalls beteiligt. „Sie wurden ins Leben gerufen, weil die teilweise mehrere Jahre dauernden Fokusprojekte unter dem Radar der Mitarbeiter zu laufen drohten“, stellt Goldmann fest. Die Schnellboote verhindern das durch Einbindung der Kollegen: Ideen der Finanzcommunity werden nun binnen Monaten zu einem Minimum Viable Product entwickelt und erhalten drei Monate Zeit, um Anwendungsreife zu erreichen. Mitarbeitern bietet dies die Chance, aktiv am Prozess mitzuwirken.

In verschiedenen „Schnellbooten“ werden rasch realisierbare Kleinprojekte umgesetzt. Innerhalb von drei Monaten werden Ideen von Mitarbeitern schnell und einfach bis zur Marktreife entwickelt.

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Und wenn ein Schnellboot sich festfährt? „Scheitern ist erlaubt“, sagt Goldmann. „Das gehört zu den Lessons Learned der Schnellbootprojekte. Nicht alles ist machbar – aber unterm Strich viel mehr, als wir anfangs dachten.“ Auf der Habenseite steht auch die Erfahrung, dass die DB durchaus auch „schnell und einfach“ kann. Ebenfalls positiv: Die Schnellboote bereichern im Erfolgsfall den Arbeitsalltag. Denn sie minimieren korrigierende und validierende Routinen. Es bleibt mehr Zeit für attraktive Steuerungsmaßnahmen und Entscheidungsunterstützung. „Die Kollegen merken, dass sie etwas bewirken können“, weiß Obiora.

So gelang zusammen mit der DB Netz etwa die Entwicklung eines Softwareroboters für Bauvorhaben: Die von DB Systel programmierte Lösung sucht die notwendige Dokumentation für die Zuschussbewilligung automatisch zusammen. „Für die Mitarbeiter war das immer eine langweilige und entnervende Tätigkeit“, erläutert Julius Goldmann. Auch im Bereich Treasury sorgte ein Schnellboot dafür, dass die Arbeitsvorgänge nun mittels Robotic Process Automation von manuellen Tätigkeiten entlastet werden. Und das „Blockchain“-Schnellboot entwickelt sich ebenfalls positiv: Es hat zum Ziel, die Dokumentation aller Compliance-Maßnahmen innerhalb des Konzerns und bei den Lieferanten zu erledigen.

Der Zuschussroboter automatisiert die Dokumentation von Zuschussbewilligungen und entlastet damit die Mitarbeiter von langweiligen, sich immer wiederholenden Tätigkeiten.
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Partner auf Augenhöhe

Neue Schnellboot-Ideen werden ungefähr alle vier Monate in einem Pitch-Event der DB Finanzfunktion vorgestellt. Dies geschieht unter Beteiligung der DB Systel. „Anfang Dezember hat der letzte Pitch stattgefunden. Fünf neue Projekte wurden ausgewählt“, weiß Martyna Hutek. Jetzt geht es darum, wie sie umgesetzt werden können und mit welchen Partnern dies geschieht. „Da fragen wir zuerst natürlich bei der DB Systel an“, sagt André Obiora. „Aber es gibt natürlich auch Schnellboote mit anderen Partnern an Bord.“ Und Julius Goldmann ergänzt: „Die DB Systel mit ihren Leuten vor Ort ist mitten im Herzen der Finanzfunktion unterwegs.“ Für den Aufbau von Know-how sei das sehr wertvoll. Die Themen Business und IT näher zusammenzubringen sei schließlich entscheidend. „Und das gelingt uns mit FINANCE 4 DB sehr gut“, sagt Goldmann. „Wir profitieren von der IT-Expertise der DB Systel. Es ist eine Win-win-Situation – und immer spannend!“